Facturer en Suisse : règles et QR-facture

Vous venez de terminer une mission pour un client, vous avez livré votre produit ou presté votre service. Maintenant vient le moment d'envoyer la facture. Et là, des questions surgissent : quelles informations dois-je obligatoirement mentionner ? Dois-je indiquer la TVA ? Et c'est quoi exactement cette QR-facture dont tout le monde parle ? Pas de panique, on fait le point ensemble.

Que vous soyez graphiste indépendant à Lausanne, consultant à Genève ou artisan dans le canton de Fribourg, les règles de facturation en Suisse sont largement les mêmes. L'essentiel est de savoir ce que la loi exige, ce que les bonnes pratiques recommandent, et comment utiliser les nouveaux standards de paiement.

Ce qu'une facture suisse doit obligatoirement contenir

En Suisse, une facture n'est pas un simple bout de papier avec un montant. Pour être valable, notamment en cas de litige ou de contrôle fiscal, elle doit comporter un certain nombre d'éléments précis.

Voici les mentions indispensables pour toute facture :

• Votre nom et adresse complète (ou raison sociale si vous avez une entreprise)
• Le nom et l'adresse de votre client
• La date d'émission de la facture
• Un numéro de facture unique et séquentiel
• La description précise des prestations ou des biens fournis
• Le montant total à payer
• Les coordonnées de paiement (IBAN ou QR-IBAN)
• Le délai de paiement

Si vous êtes assujetti à la TVA, des mentions supplémentaires s'imposent : votre numéro de TVA (format CHE-123.456.789 MWST), le taux appliqué et le montant de TVA séparé. En 2024, les taux en vigueur sont 8,1% pour le taux normal, 3,8% pour l'hôtellerie, et 2,6% pour les biens de première nécessité.

Qui doit facturer la TVA ?

C'est une question que beaucoup de nouveaux indépendants se posent. La réponse est simple : vous n'êtes obligé de vous inscrire à la TVA que si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 100 000 francs. En dessous de ce seuil, vous pouvez facturer sans TVA et vous n'avez pas à vous enregistrer auprès de l'Administration fédérale des contributions (AFC).

Attention toutefois : l'inscription volontaire est possible, et parfois avantageuse si vos clients sont eux-mêmes assujettis à la TVA (ils peuvent récupérer la TVA que vous leur facturez). C'est une décision à peser avec un fiduciaire.

Si vous dépassez le seuil de 100 000 francs, vous avez l'obligation de vous annoncer auprès de l'AFC dans les 30 jours. Le formulaire d'inscription est disponible directement sur le site de l'AFC (www.estv.admin.ch).

La QR-facture : le nouveau standard suisse depuis 2022

Depuis le 1er octobre 2022, l'ancien bulletin de versement orange et le bulletin rose ont été définitivement supprimés. Ils ont été remplacés par la QR-facture, qui est aujourd'hui le standard national pour les paiements en Suisse.

La QR-facture se compose de deux parties :

• Un récépissé à gauche, avec les informations de paiement lisibles
• Une section de paiement à droite, avec un code QR carré contenant toutes les données encodées

Le code QR contient votre QR-IBAN (différent de l'IBAN classique), le montant, la devise (CHF ou EUR), les données du destinataire et éventuellement une référence de paiement. Ce QR-IBAN est fourni par votre banque ou votre service de paiement. La plupart des banques suisses (UBS, Credit Suisse devenu UBS, Raiffeisen, PostFinance, Cantonal Banks) le mettent à disposition dans leur espace en ligne.

Pour générer une QR-facture, vous n'avez pas besoin d'un logiciel coûteux. SIX Group, l'organisme qui gère les standards de paiement suisses, propose un générateur gratuit en ligne sur www.swiss-qr-invoice.org. De nombreux outils de facturation comme Bexio, Banana Comptabilité ou Invoicer intègrent aussi ce standard automatiquement.

Délais de paiement et relances

En Suisse, il n'existe pas de délai de paiement légal imposé entre professionnels (hors contrats avec des consommateurs privés). La pratique courante est de 30 jours après réception de la facture, mais vous êtes libre de convenir d'un autre délai avec votre client, par exemple 10 ou 15 jours.

Si votre client ne paie pas dans le délai indiqué, voici la marche à suivre :

• Envoyer un premier rappel amiable après l'échéance
• Envoyer une mise en demeure formelle si le premier rappel reste sans réponse
• En dernier recours, déposer une réquisition de poursuite auprès de l'Office des poursuites de votre canton

En Suisse, la poursuite pour dettes est réglée par la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP). La procédure commence par un commandement de payer envoyé par l'Office des poursuites, qui coûte environ 20 à 25 francs selon les cantons. C'est une démarche accessible, même sans avocat.

Ce qu'il faut retenir

• Vérifiez que chaque facture contient les mentions obligatoires, surtout le numéro unique et la description précise de la prestation
• Si votre chiffre d'affaires annuel dépasse 100 000 francs, inscrivez-vous à la TVA auprès de l'AFC dans les 30 jours
• Adoptez la QR-facture dès maintenant, c'est le standard légal depuis 2022 et les clients l'attendent

Erreurs fréquentes à éviter

• Ne pas numéroter les factures de manière continue : en cas de contrôle fiscal, des numéros manquants peuvent éveiller des soupçons. Utilisez une séquence logique (2024-001, 2024-002, etc.).

• Oublier d'indiquer le délai de paiement : sans date d'échéance, vous n'avez techniquement pas mis votre client en retard, ce qui complique toute procédure de relance ou de poursuite.

• Utiliser un IBAN classique à la place d'un QR-IBAN sur la section QR de la facture : les deux numéros sont différents. Votre banque peut vous fournir votre QR-IBAN, souvent disponible directement dans votre espace client en ligne.